《深圳市前海金融同业公会采购管理制度》
发布时间：2020-11-02
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第一章 总则
第一条 为规范深圳市前海金融同业公会（以下简称“公会”）的采购行为，加强支出管理, 保证采购质量和资金使用效益，参照《中华人民共和国招标投标法》、《深圳经济特区政府采购条例》等有关规定，结合公会实际，制定本办法。 第二条 本办法所称采购，是指公会以购买、租赁、委托、雇佣等方式获取物品、工程和服务的行为。
第三条 采购工作的原则是：用采分离、公正透明。
第二章 组织机构与职责
第四条 同业公会会长办公会是采购工作的最高决策机构，负责金额在10万元以上（含 10万）的大额采购项目，主要职责是：
（一） 领导和管理大额采购工作；
（二） 审批大额采购过程重要环节的事项；
（三） 审批其它重要事项。
第五条 采购金额在 5 万-10万元以下的，由会长审批。主要职责是：
（一）领导和管理金额在 5 万元-10万元的采购工作；
（二）审批采购过程重要环节的事项；
（三）审批其它重要事项。
第六条 同业公会秘书处负责金额在 5 万元以下的采购， 秘书处综合管理部是采购工作的具体执行机构。按采购项目组建采购组，成员由综合管理部、需求部门、需求部门相关人员组成（招投标形式采购的，政策法规部派人参与采购 组）。其主要职责是：
（一） 负责采购工作的统一协调与管理；
（二） 负责拟订采购工作规章制度；
（三） 组织制订采购合同文本并负责合同保管；
（四） 组织采购项目验收，付款审核，开展采购项目后评价；
（五） 记录、整理、保管采购档案。
第七条 公会综合管理部的内控部门负责采购工作的合规审查，其主要职责是：
（一） 对采购合同文本进行合法合规性审查；
（二） 对招投标采购评审过程进行法律监督；
（三） 协助处理采购工作中的法律纠纷；
（四） 配合外部律师对采购合同的合法、合规进行审查。
第八条 使用需求部门及需求相关部门是采购物品的直接使用部门和采购工作的参与部门。其主要职责是：
（一） 提出详细采购需求；
（二） 参与采购工作；
（三） 参与制订采购合同文本；
（四） 参与项目验收和采购项目后评价工作；
（五） 确定入围供应商标准和商务谈判对象；
（六） 拟订招标、谈判、询价文件；
（七） 负责解答采购工作中供应商的询问和质疑；
（八） 拟订采购合同文本；
（九） 向秘书处报告采购进展情况、重要事项、存在问题及建议等。
第三章 采购程序
第九条 使用需求部门向综合管理部提交采购申请，并列明详细采购需求（格式见附件 1：公会大宗物品采购需求表），按费用审批程序审批后报秘书长批准，大额采购须上报会长办公会审核批准。
第十条 秘书长批准采购申请后，综合管理部与使用需求部门共同组建采购组，编制采购方案（格式见附件 2：公会项目采购方案）。采购方案应包括以下主要内容：
（一）采购项目的基本情况；
（二）确定采购组的成员；
（三）确定采购方式及采用此方式的依据及理由；
（四）制定入围供应商选择的标准、方法或推荐供应商的名单及理由；
（五）安排采购工作日程；
（六）需要会长办公会授权的事项。
第十一条 采购组编制投标邀请书（格式见附件 3：公会投标邀请书）、谈判、询价文件并对外发布。
第十二条 采购组根据项目需要，组织召开评审前答疑会。
第十三条 采购组接收供应商的投标文件、报价单、采购样品等，采购结束后交综合管理部保存。
第十四条 采购组组织进行评审。
第十五条 采购组通知供应商评审结果。
第十六条 采购组拟定采购合同文本，交综合管理部审核。
第十七条 经会长授权后，由业务需求部门填写公会用印审批表（格式见附件 4：公会用印审批表），并对外签订采购合同。
第十八条 综合管理部组织、使用需求部门参与验收合同标的物，并共同出具验收报告（格式见附件 5：公会验收报告）。
第十九条 依据合同约定的付款条件，使用需求部门提出付款申请，综合管理部审核并办理付款结算。
第二十条 综合管理部整理归档采购资料，会同使用需求部门对采购项目进行后评价。
第四章 采购方式
第二十一条 采购采用以下方式：
（一） 邀请招标，是指以投标邀请书的方式邀请3个以上特定的法人或者其他组织投标的采购方式；
（二） 竞争性谈判，是指直接邀请3家以上的供应商就采购事宜进行谈判的方式；
（三） 单一来源采购，是指只有唯一供应商可提供产品或服务的采购方式；
（四） 询价，是指对供应商提供的报价进行比较，以确保价格具有竞争性的采购方式；
第二十二条 金额10万元人民币以上的货物或者服务， 采用邀请招标方式采购。
第二十三条 邀请招标方式采购的基本要求是：
（一） 确定投标人。确定三个以上投标人，投标人应符合下列条件：
1、投标人之间应具有竞争关系；
2、投标人应具有与招标文件相适应的产品、服务和供货 能力；
3、投标人应具有相应的资格证明和业绩证明；
4、资信情况良好；
5、未被列入公司“黑名单”。
（二） 发出投标邀请书。投标邀请书应该包括以下内容：
1、招标项目的名称、数量；
2、投标时间和地点；
3、投标物品或服务的基本要求；
4、其它证明文件。
根据招标项目本身的技术特点，在投标邀请书中还可以 要求投标人提供但不限于以下证明文件：
1、注册资本；
2、营业执照；
3、经营业绩；
4、人员素质和技术能力；
5、设备情况；
6、企业资信；
7、近三年的财务状况；
8、相关的行业资质证明。
（三） 开标。开标由会长办公会主持，邀请所有采购组成员参加。开标时，应检查所有投标文件的密封情况，确认无误后由会长办公会指定人员当场开启并宣读投标人名称和报价。开标内容应记录在案，唱标人、监标人和记录人均（格式见附件6：公会开标记录）上签字。
（四） 评标。评标由会长办公会组织，根据投标价格及投标方案，进行投票，确定最后中标单位，评标内容要严格保密。
（五） 中标。中标人的投标要最大限度的满足招标文件的实质性要求，并且获投票最高者为中标人。对于价格明显低于成本价格的，可不予中标。对于未中标人，会长办公会需逐一通知投标人。
（六） 废标。有下列情形之一的，经报请会长办公会同意，应予废标：
1、符合专业条件的供应商或对招标文件做出实质性响应的供应商不足三家；
2、出现影响采购公正的违规行为；
3、应不可抗力因素，采购任务取消的；
4、废标后，采购组应将废标理由通知所有投标人。
第二十四条 符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：
（一） 邀请招标后没有合格标的的；
（二） 采用邀请招标所需时间不能满足使用需求部门紧急需要的；
（三） 10 万元以下货物或者服务，市场上供应商在3家以上；
第二十五条 竞争性谈判方式采购的基本要求是：
（一） 采购组确定拟谈判供应商名单。拟谈判供应商应为三家（含）以上。
（二） 采购组与被邀请的供应商开展谈判。采购组全体成员集中与单一供应商就技术规格、质量要求、交货日期、付款方式、安装验收、售后服务及价格等合同主要条款等事 项进行一轮或多轮的谈判。如集中商务谈判确有困难，经会长办公会集体商议，可采取电子邮件、电话、传真等方式与 供应商进行谈判，并由会长办公会两名以上成员签字确认谈判内容。
第二十六条 符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：
（一） 只能从唯一供应商处采购的；
（二） 发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；
（三） 必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过 原合同采购金额 30％的。
第二十七条 单一来源方式采购的基本要求是：采购组所有成员与供应商就技术规格、质量要求、交货日期、付款方式、售后服务及价格等合同主要条款分别进行一轮或多轮的谈判。
第二十八条 采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可采用询价方式采购。
第二十九条 询价方式采购的可以通过下列两种方式之一来进行：
（一） 通过邀请招标方式确定年度供应商，年度供应商应不少于两家；有具体采购需求时，采购组向所有年度供应商发出询价文件。供应商对询价文件一次性报出不得更改的价格，加盖公章或签字确认。如最终报价的供应商只有一家， 应改采竞争性谈判的方式。
（二） 采购组向大型连锁超市或知名商场发出询价文件或以非书面方式了解价格。
第三十条 应急采购：是指因发生不可预见的急需或突发事件，时间要求非常紧迫，不宜采取正常的采购方式、流 程而通过询价后先向秘书处或会长办公会报备的方式实施 的采购形式。对于采购金额低于10万元（含10万元）的特别紧急的采购项目，可以不经过比价，直接向 1 家合法经营的供应商询价和议价后实施采购，须提前向秘书处报备，获 批后实施采购。对于采购金额大于10万元的须提前向会长或会长办公会备案，获批后采购。采购完成后补充完备各项 采购手续和流程。
第五章 采购评审
第三十一条 采购需进行评审。评审委员一般从采购组产生，也可邀请内外部有经验的人士参与，邀请招标项目应有 工会领导参加。采用邀请招标方式采购的，综合管理部应派 员监督评审过程，但不具表决权。
第三十二条 采购评审的方法主要分为最低价法和综合评分法。
第三十三条 最低价法，是指以价格为主要因素确定成交候选供应商的评审方法，即在全部满足招标、谈判、询价文 件实质性要求的前提下，依据统一的价格要素评定最低报 价，以评出最低价格的供应商作为成交候选供应商的评审方法。此方法适用于标准定制商品及通用服务项目。
第三十四条 综合评分法，是指在最大限度满足招标、谈判、询价文件实质要求的前提下，按照招标、谈判、询价文件中规定的各项评审标准进行综合评审后，根据评审小组成员投票多少选定供应商的评审方法。
第三十五条 制作原始评审记录和编写评审报告。采购组应根据评审情况制作原始评审记录，并由全体评审成员签字。采用邀请招标方式采购的，应在原始议标记录基础上编 写评审报告，其主要内容包括：
（一） 评审日期和地点；
（二） 评审委员名单；
（三） 供应商名单；
（四） 评审方法；
（五） 评审情况及说明，包括不合格供应商名单及原因；
（六） 评审成交候选供应商排序表；
（七） 评审委员会评审建议。
第三十六条 成交供应商的确定。按照最低价法评审的， 取价格最低者；按照综合评分法的，得票最高者确定成交供应商。采购组成员对评审结果有重大争议的，提交会长办公会决定。
第六章 采购合同与履约
第三十七条 合同签订。综合管理部依据招标、谈判、询价文件，成交供应商提交的文件及评审结果审核合同。对于招标、谈判、询价文件中尚未明确的内容，与使用需求部门、成交供应商充分协商，达成一致。合同经政策法规部审 查后，提交会长或会长授权人审批并签章。
第三十八条 验收。验收由综合管理部组织，需求使用部门代表、综合管理部代表、成交供应商代表参加。验收过程应当建立验收备忘录，参与验收人员应分别签署验收意见。对于验收不合格的，综合管理部应要求供应商限期达到合同约定的要求，并按合同约定承担违约责任。
第三十九条 合同履行。合同履行过程中，综合管理部应经常和需求使用部门以及供应商联系，了解合同项目进展情况，及时协调供需双方的关系。在合同履行过程中，遇到特殊情况需要变更、中止或 终止合同的，应本着充分协商、尽量达成共识的原则采取相应措施，如分歧严重，应及时提交会长办公会决策。
第四十条 付款。按照项目进度和合同约定，供应商提交符合国家规定的正式发票的，经费用审批程序审批后，综合管理部应及时办理款项支付事宜。如供应商确实无法在收 取款项前提交正式发票的，应事先在合同中明确约定。
第四十一条 争议解决。合同履行中发生争议，经友好协商未果的，综合管理部应配合咨询外部律师意见并协助按照法律规定处理。
第七章 档案管理
第四十二条 公会实施项目采购活动中形成的文件资料，不得伪造、变造、隐匿或者任意销毁。
第四十三条 综合管理部负责采购档案的建立、归档和保管。保管地点应具备安全、防潮、防火等功能要求。
第四十四条 采购档案应至少保管三年以上，采购档案包括：
（一） 采购工作的各种会议记录、会议纪要和审批单等；
（二） 采购申请文件；
（三） 采购方案；
（四） 投标邀请书；
（五） 招标、谈判、询价文件，成交供应商投标、响应谈判、询价文件以及这些文件的澄清、修改文件
（六） 原始评审记录和评审报告；
（七） 合同文本；
（八） 采购资金支付资料；
（九） 采购后评价文件；
（十） 其它重要采购文件。
第八章 采购工作纪律
第四十五条 采购相关工作人员应严格自律，遵循办事原则，防范道德风险和能力风险。
第四十六条 采购相关工作人员不得接受供应商的任何好处，包括宴请和礼品。
第四十七条 采购相关人员对如下信息负有保密责任：
（一） 项目预算；
（二） 标底；
（三） 采购方案；
（四） 项目需求编写人员情况；
（五） 发布前的招标、谈判、询价文件；
（六） 开标、竞争性谈判、询价前的供应商名称；
（七） 未正式发布前的评标结果；
（八） 投标或报价文件、供应商的商务或技术应答内容、评标或谈判现场记录；
（九） 会长办公会审议的采购事项；
（十） 其它可能影响采购公正、公平的情况。
第九章 附则
第四十八条 本制度经理事会审议通过后生效，由理事会解释。
第一条 为规范深圳市前海金融同业公会（以下简称“公会”）的采购行为，加强支出管理, 保证采购质量和资金使用效益，参照《中华人民共和国招标投标法》、《深圳经济特区政府采购条例》等有关规定，结合公会实际，制定本办法。 第二条 本办法所称采购，是指公会以购买、租赁、委托、雇佣等方式获取物品、工程和服务的行为。
第三条 采购工作的原则是：用采分离、公正透明。
第二章 组织机构与职责
第四条 同业公会会长办公会是采购工作的最高决策机构，负责金额在10万元以上（含 10万）的大额采购项目，主要职责是：
（一） 领导和管理大额采购工作；
（二） 审批大额采购过程重要环节的事项；
（三） 审批其它重要事项。
第五条 采购金额在 5 万-10万元以下的，由会长审批。主要职责是：
（一）领导和管理金额在 5 万元-10万元的采购工作；
（二）审批采购过程重要环节的事项；
（三）审批其它重要事项。
第六条 同业公会秘书处负责金额在 5 万元以下的采购， 秘书处综合管理部是采购工作的具体执行机构。按采购项目组建采购组，成员由综合管理部、需求部门、需求部门相关人员组成（招投标形式采购的，政策法规部派人参与采购 组）。其主要职责是：
（一） 负责采购工作的统一协调与管理；
（二） 负责拟订采购工作规章制度；
（三） 组织制订采购合同文本并负责合同保管；
（四） 组织采购项目验收，付款审核，开展采购项目后评价；
（五） 记录、整理、保管采购档案。
第七条 公会综合管理部的内控部门负责采购工作的合规审查，其主要职责是：
（一） 对采购合同文本进行合法合规性审查；
（二） 对招投标采购评审过程进行法律监督；
（三） 协助处理采购工作中的法律纠纷；
（四） 配合外部律师对采购合同的合法、合规进行审查。
第八条 使用需求部门及需求相关部门是采购物品的直接使用部门和采购工作的参与部门。其主要职责是：
（一） 提出详细采购需求；
（二） 参与采购工作；
（三） 参与制订采购合同文本；
（四） 参与项目验收和采购项目后评价工作；
（五） 确定入围供应商标准和商务谈判对象；
（六） 拟订招标、谈判、询价文件；
（七） 负责解答采购工作中供应商的询问和质疑；
（八） 拟订采购合同文本；
（九） 向秘书处报告采购进展情况、重要事项、存在问题及建议等。
第三章 采购程序
第九条 使用需求部门向综合管理部提交采购申请，并列明详细采购需求（格式见附件 1：公会大宗物品采购需求表），按费用审批程序审批后报秘书长批准，大额采购须上报会长办公会审核批准。
第十条 秘书长批准采购申请后，综合管理部与使用需求部门共同组建采购组，编制采购方案（格式见附件 2：公会项目采购方案）。采购方案应包括以下主要内容：
（一）采购项目的基本情况；
（二）确定采购组的成员；
（三）确定采购方式及采用此方式的依据及理由；
（四）制定入围供应商选择的标准、方法或推荐供应商的名单及理由；
（五）安排采购工作日程；
（六）需要会长办公会授权的事项。
第十一条 采购组编制投标邀请书（格式见附件 3：公会投标邀请书）、谈判、询价文件并对外发布。
第十二条 采购组根据项目需要，组织召开评审前答疑会。
第十三条 采购组接收供应商的投标文件、报价单、采购样品等，采购结束后交综合管理部保存。
第十四条 采购组组织进行评审。
第十五条 采购组通知供应商评审结果。
第十六条 采购组拟定采购合同文本，交综合管理部审核。
第十七条 经会长授权后，由业务需求部门填写公会用印审批表（格式见附件 4：公会用印审批表），并对外签订采购合同。
第十八条 综合管理部组织、使用需求部门参与验收合同标的物，并共同出具验收报告（格式见附件 5：公会验收报告）。
第十九条 依据合同约定的付款条件，使用需求部门提出付款申请，综合管理部审核并办理付款结算。
第二十条 综合管理部整理归档采购资料，会同使用需求部门对采购项目进行后评价。
第四章 采购方式
第二十一条 采购采用以下方式：
（一） 邀请招标，是指以投标邀请书的方式邀请3个以上特定的法人或者其他组织投标的采购方式；
（二） 竞争性谈判，是指直接邀请3家以上的供应商就采购事宜进行谈判的方式；
（三） 单一来源采购，是指只有唯一供应商可提供产品或服务的采购方式；
（四） 询价，是指对供应商提供的报价进行比较，以确保价格具有竞争性的采购方式；
第二十二条 金额10万元人民币以上的货物或者服务， 采用邀请招标方式采购。
第二十三条 邀请招标方式采购的基本要求是：
（一） 确定投标人。确定三个以上投标人，投标人应符合下列条件：
1、投标人之间应具有竞争关系；
2、投标人应具有与招标文件相适应的产品、服务和供货 能力；
3、投标人应具有相应的资格证明和业绩证明；
4、资信情况良好；
5、未被列入公司“黑名单”。
（二） 发出投标邀请书。投标邀请书应该包括以下内容：
1、招标项目的名称、数量；
2、投标时间和地点；
3、投标物品或服务的基本要求；
4、其它证明文件。
根据招标项目本身的技术特点，在投标邀请书中还可以 要求投标人提供但不限于以下证明文件：
1、注册资本；
2、营业执照；
3、经营业绩；
4、人员素质和技术能力；
5、设备情况；
6、企业资信；
7、近三年的财务状况；
8、相关的行业资质证明。
（三） 开标。开标由会长办公会主持，邀请所有采购组成员参加。开标时，应检查所有投标文件的密封情况，确认无误后由会长办公会指定人员当场开启并宣读投标人名称和报价。开标内容应记录在案，唱标人、监标人和记录人均（格式见附件6：公会开标记录）上签字。
（四） 评标。评标由会长办公会组织，根据投标价格及投标方案，进行投票，确定最后中标单位，评标内容要严格保密。
（五） 中标。中标人的投标要最大限度的满足招标文件的实质性要求，并且获投票最高者为中标人。对于价格明显低于成本价格的，可不予中标。对于未中标人，会长办公会需逐一通知投标人。
（六） 废标。有下列情形之一的，经报请会长办公会同意，应予废标：
1、符合专业条件的供应商或对招标文件做出实质性响应的供应商不足三家；
2、出现影响采购公正的违规行为；
3、应不可抗力因素，采购任务取消的；
4、废标后，采购组应将废标理由通知所有投标人。
第二十四条 符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：
（一） 邀请招标后没有合格标的的；
（二） 采用邀请招标所需时间不能满足使用需求部门紧急需要的；
（三） 10 万元以下货物或者服务，市场上供应商在3家以上；
第二十五条 竞争性谈判方式采购的基本要求是：
（一） 采购组确定拟谈判供应商名单。拟谈判供应商应为三家（含）以上。
（二） 采购组与被邀请的供应商开展谈判。采购组全体成员集中与单一供应商就技术规格、质量要求、交货日期、付款方式、安装验收、售后服务及价格等合同主要条款等事 项进行一轮或多轮的谈判。如集中商务谈判确有困难，经会长办公会集体商议，可采取电子邮件、电话、传真等方式与 供应商进行谈判，并由会长办公会两名以上成员签字确认谈判内容。
第二十六条 符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：
（一） 只能从唯一供应商处采购的；
（二） 发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；
（三） 必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过 原合同采购金额 30％的。
第二十七条 单一来源方式采购的基本要求是：采购组所有成员与供应商就技术规格、质量要求、交货日期、付款方式、售后服务及价格等合同主要条款分别进行一轮或多轮的谈判。
第二十八条 采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可采用询价方式采购。
第二十九条 询价方式采购的可以通过下列两种方式之一来进行：
（一） 通过邀请招标方式确定年度供应商，年度供应商应不少于两家；有具体采购需求时，采购组向所有年度供应商发出询价文件。供应商对询价文件一次性报出不得更改的价格，加盖公章或签字确认。如最终报价的供应商只有一家， 应改采竞争性谈判的方式。
（二） 采购组向大型连锁超市或知名商场发出询价文件或以非书面方式了解价格。
第三十条 应急采购：是指因发生不可预见的急需或突发事件，时间要求非常紧迫，不宜采取正常的采购方式、流 程而通过询价后先向秘书处或会长办公会报备的方式实施 的采购形式。对于采购金额低于10万元（含10万元）的特别紧急的采购项目，可以不经过比价，直接向 1 家合法经营的供应商询价和议价后实施采购，须提前向秘书处报备，获 批后实施采购。对于采购金额大于10万元的须提前向会长或会长办公会备案，获批后采购。采购完成后补充完备各项 采购手续和流程。
第五章 采购评审
第三十一条 采购需进行评审。评审委员一般从采购组产生，也可邀请内外部有经验的人士参与，邀请招标项目应有 工会领导参加。采用邀请招标方式采购的，综合管理部应派 员监督评审过程，但不具表决权。
第三十二条 采购评审的方法主要分为最低价法和综合评分法。
第三十三条 最低价法，是指以价格为主要因素确定成交候选供应商的评审方法，即在全部满足招标、谈判、询价文 件实质性要求的前提下，依据统一的价格要素评定最低报 价，以评出最低价格的供应商作为成交候选供应商的评审方法。此方法适用于标准定制商品及通用服务项目。
第三十四条 综合评分法，是指在最大限度满足招标、谈判、询价文件实质要求的前提下，按照招标、谈判、询价文件中规定的各项评审标准进行综合评审后，根据评审小组成员投票多少选定供应商的评审方法。
第三十五条 制作原始评审记录和编写评审报告。采购组应根据评审情况制作原始评审记录，并由全体评审成员签字。采用邀请招标方式采购的，应在原始议标记录基础上编 写评审报告，其主要内容包括：
（一） 评审日期和地点；
（二） 评审委员名单；
（三） 供应商名单；
（四） 评审方法；
（五） 评审情况及说明，包括不合格供应商名单及原因；
（六） 评审成交候选供应商排序表；
（七） 评审委员会评审建议。
第三十六条 成交供应商的确定。按照最低价法评审的， 取价格最低者；按照综合评分法的，得票最高者确定成交供应商。采购组成员对评审结果有重大争议的，提交会长办公会决定。
第六章 采购合同与履约
第三十七条 合同签订。综合管理部依据招标、谈判、询价文件，成交供应商提交的文件及评审结果审核合同。对于招标、谈判、询价文件中尚未明确的内容，与使用需求部门、成交供应商充分协商，达成一致。合同经政策法规部审 查后，提交会长或会长授权人审批并签章。
第三十八条 验收。验收由综合管理部组织，需求使用部门代表、综合管理部代表、成交供应商代表参加。验收过程应当建立验收备忘录，参与验收人员应分别签署验收意见。对于验收不合格的，综合管理部应要求供应商限期达到合同约定的要求，并按合同约定承担违约责任。
第三十九条 合同履行。合同履行过程中，综合管理部应经常和需求使用部门以及供应商联系，了解合同项目进展情况，及时协调供需双方的关系。在合同履行过程中，遇到特殊情况需要变更、中止或 终止合同的，应本着充分协商、尽量达成共识的原则采取相应措施，如分歧严重，应及时提交会长办公会决策。
第四十条 付款。按照项目进度和合同约定，供应商提交符合国家规定的正式发票的，经费用审批程序审批后，综合管理部应及时办理款项支付事宜。如供应商确实无法在收 取款项前提交正式发票的，应事先在合同中明确约定。
第四十一条 争议解决。合同履行中发生争议，经友好协商未果的，综合管理部应配合咨询外部律师意见并协助按照法律规定处理。
第七章 档案管理
第四十二条 公会实施项目采购活动中形成的文件资料，不得伪造、变造、隐匿或者任意销毁。
第四十三条 综合管理部负责采购档案的建立、归档和保管。保管地点应具备安全、防潮、防火等功能要求。
第四十四条 采购档案应至少保管三年以上，采购档案包括：
（一） 采购工作的各种会议记录、会议纪要和审批单等；
（二） 采购申请文件；
（三） 采购方案；
（四） 投标邀请书；
（五） 招标、谈判、询价文件，成交供应商投标、响应谈判、询价文件以及这些文件的澄清、修改文件
（六） 原始评审记录和评审报告；
（七） 合同文本；
（八） 采购资金支付资料；
（九） 采购后评价文件；
（十） 其它重要采购文件。
第八章 采购工作纪律
第四十五条 采购相关工作人员应严格自律，遵循办事原则，防范道德风险和能力风险。
第四十六条 采购相关工作人员不得接受供应商的任何好处，包括宴请和礼品。
第四十七条 采购相关人员对如下信息负有保密责任：
（一） 项目预算；
（二） 标底；
（三） 采购方案；
（四） 项目需求编写人员情况；
（五） 发布前的招标、谈判、询价文件；
（六） 开标、竞争性谈判、询价前的供应商名称；
（七） 未正式发布前的评标结果；
（八） 投标或报价文件、供应商的商务或技术应答内容、评标或谈判现场记录；
（九） 会长办公会审议的采购事项；
（十） 其它可能影响采购公正、公平的情况。
第九章 附则
第四十八条 本制度经理事会审议通过后生效，由理事会解释。